Học cách viết e-mail bằng Tiếng Anh thật chuyên nghiệp

1646

E-mail là một trong những công cụ mà trong quá trình học tập, làm việc cần thường xuyên sử dụng. Đặc biệt bạn sẽ phải dùng e-mail cho các vấn đề quan trọng, nghiêm túc như xin việc, làm việc với đối tác, gửi e-mail cho thầy cô, gửi e-mail xin học bổng… Hơn nữa, hầu hết các Công ty cũng đều yêu cầu gửi e-mail dưới dạng bằng Tiếng Anh bên cạnh các bức thư điện tử bằng tiếng Việt để kiểm tra năng lực ngoại ngữ của cá nhân người ứng tuyển.

Cấu trúc e-mail bằng Tiếng Anh sẽ có những tiêu chuẩn khác với Việt Nam. Bên cạnh đó bạn cũng phải dùng từ thật phù hợp với tình huống. Làm thể nào để viết e-mail bằng Tiếng Anh đúng cách và thể hiện được tính chuyên nghiệp của bản thân là điều mà nhiều bạn trẻ băn khoăn. Cùng học cách viết e-mail bằng Tiếng Anh thật chuyên nghiệp, cho các nhu cầu về công việc và học tập của bản thân nhé.

cách viết e-mail bằng Tiếng Anh

1.  Các phần của e-mail

Một e-mail tiếng Anh chuyên nghiệp luôn cần đảm bảo có đầy đủ 3 phần là:

  • Beginning – Mở đầu.
  • Body – Thân bài.
  • Ending – Kết.

Theo đó, những yếu tố có trong một bức thư điện từ sẽ cần người viết thực hiện như sau:

  • Greeting – Chào hỏi.
  • Opening comment – Câu mở đầu.
  • Introduction – Giới thiệu bản thân.
  • Main point – Nội dung chính của e-mail.
  • Concluding sentence – Kết thúc email.
  • Signing off – Ký tên.

2. Cách viết từng phần của e-mail

– Beginning

Luôn bắt đầu e-mail bằng một lời chào như: Dear Mr/Ms/Mrs… (nếu dùng tên của người nhận thử). Nếu chưa xác định tên của người nhận thư, bạn có thể dùng chung chung với những mẫu như: Dear Sir/Madam…. Hoặc nếu người nhận thư có kèm thêm chức danh Bác sĩ, Giáo sư thì có thể dùng như: Dear Doctor…/Dear Ph.D…

– Body

Tùy vào mục đích của bước thư mà bạn nên có Câu mở đầu thật xúc tích, ngắn gọn nhưng vẫn đủ thu hút người đọc vào những phần tiếp theo của bức thư.

Thư hồi đáp: Thanks for…./ I am glad to hear…./ From the last email…/

Thư giới thiệu, đề cập vấn đề: This is confirming that…./ We want to announce you about the…/ From the last e-mail you sent to us…./ I am writing…/ With reference….

Những bức thư dạng chủ động thì không cần dùng các mẫu như Thanks, Thank you… Nhanh chóng đi vào mục đích của e-mail. Đề cập nội dung một cách rõ ràng, súc tích và ngắn gọn.

– Ending

Ở phần kết, bạn có thể dùng các cấu trúc như Thank you../If you have any question…/I am look forward to hearing… để chốt câu cũng như tạo sự tôn trọng đối với người nhận e-mail.

Cùng những câu kết như: your sincerely, best regard… và chữ ký để thể hiện sự chuyên nghiệp.

3. Những cấu trúc câu cho phần thân bài

Như đã đề cập, phần thân bài sẽ bao gồm các phần Opening comment, Introduction, Main point. Việc dùng cấu trúc câu, dùng từ và sắp xếp thứ tự các ý để có được một bức thư hoàn chỉnh.

Có nhiều mục đích của một bức thư, nhưng bạn có thể tham khảo một số cấu trúc sau đây.

Opening comment – Câu mở đầu.

Thông báo

  • I am writing to + V…
  • I would like to…
  • This e-mail will be…
  • I would like to…
  • Could you…
  • Please + V + from the…

Bày tỏ hối tiếc

  • I regret to + V (tell/inform/announce…)
  • I am very about …
  • And I would apologize for…

Introduction

Nếu đây là lần đầu bạn gửi thư cho bên kia, việc giới thiệu bản thân cũng là đều vô cùng cần thiết để đối phương biết được bạn là ai, vấn đề sắp tới bạn đề cập là gì…

  • This is…/My name is… /I am from….
  • I am in charge of…
  • I am under of…
  • Main point

Đây là phần bạn cần sử dụng nhiều cấu trúc câu đa dạng nhất, nhằm thể hiện được nội dung của thư. Đồng thời cũng phải dùng từ dạng formal để bày tỏ sự tôn trọng đối với người nhận thư.

Hỏi thêm thông tin/Đòi hỏi yêu cầu

  • Could you please let me know…
  • I would appreciate it if…
  • Please let me know…

Đề nghị/cung cấp thông tin

  • We happy to announce…
  • We are willing to arrange…

Should you need any ….

Phàn nàn về vấn đề

  • I am writing to express…
  • I am interested to hear how your…
  • We regret to conform that…

Xin lỗi

  • We would like to apologize…
  • I am afraid…

Đính kèm tệp

  • I am sending you the brochure as an attachment
  • Please find attached the file you requested
  • I am afraid I cannot open the file you have sent me
  • Could you send it again in PDF format?

4. Lưu ý khi viết e-mail

– Luôn dùng e-mail ở cấu trúc câu formal, lịch sự để thể hiện thái độ tôn trọng người nhận thư, đồng thời thể hiện chuyên nghiệp khi sử dụng thư cho công việc, đơn xin, học tập.

– Trình bày mạch lạc, ngắn gọn bởi đây chỉ là một bức thư giới thiệu. Những chi tiết cụ thể sẽ được đính kèm trong file gửi chung với e-mail.

– Tránh dùng sai cấu trúc ngữ pháp, thì thời trong Tiếng Anh để tránh những văn phạm cơ bản khi dùng e-mail.

– Thể hiện được tính chuyên nghiệp của e-mail khi trình bày có tiêu đề, nội dung quan trọng cần được in đậm, có thưa gửi cuối câu.

Việc học cách viết e-mail bằng Tiếng Anh chuyện nghiệp không khó như bạn tưởng. Tuy vậy bạn cần thể hiện được những kỹ năng như cấu trúc câu, kỹ năng sử dụng ngữ pháp và dùng mẫu câu, từ vựng đúng tình huống để có được một bức thư e-mail bằng Tiếng Anh thật hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.